Onlangs had ik een gesprek met een ondernemer. Zij had het idee dat ze niet goed kon overbrengen wat zij voor haar klanten kon betekenen en daardoor opdrachten misliep. “Maar wat doe je dan?”, vroeg ik. Zij begon te praten en na drie kwartier eindigde ze haar betoog met “nou, dat doe ik dus”.

Ze had haar boodschap een stuk beknopter en helderder kunnen overbrengen. In klantgesprekken is het natuurlijk essentieel dat je op een duidelijke manier kan vertellen wat jij voor de klant kan betekenen. En drie kwartier om je boodschap over te brengen is iets aan de lange kant.

Er zijn een aantal technieken die je kan toepassen om op een minder langdradige manier je boodschap over te brengen.

 

Illustratie door Gitta de Zwart

 

Pauzeer
Maak pas op de plaats. Vaak denken we terwijl we praten en dat kan zorgen voor een langdradiger verhaal dan gewenst. Merk je dat je doorratelt, bouw dan bewust een pauze in. Door de pauze aan te kondigen met ‘ehm’ geef je aan dat je nog niet klaar bent met jouw beurt, maar dat je even tijd nodig hebt om na te denken. In veel gevallen zal je gesprekspartner de beurt dan ook niet overnemen, maar wachten totdat jij klaar bent.

 

Luister
Een pauze inzetten kan ook een middel zijn om de klant meer over zichzelf te vertellen. De klant heeft een probleem en jij bent de oplossing. Door de klant meer ruimte te geven om over zijn of haar probleem uit te weiden, wordt voor jou de opdracht steeds helderder. Een goede manier om iemand over zichzelf te laten vertellen is om de ruimte daarvoor te bieden. Dus zegt de klant iets en is jouw eerste reactie om direct in te haken? Reageer niet direct met een oplossing, een anekdote of informatie over jouw bedrijf, maar wacht even. Mensen vinden lange stiltes ongemakkelijk en zullen er alles aan doen om een secondenlange stilte op te vullen. En dat betekent dat de klant meer informatie over zijn probleem zal geven.

 

Keep going signals
Daarnaast, misschien vindt de klant het reuze interessant wat jij allemaal te bieden hebt en hoort hij of zij juist graag meer hierover. Let daarvoor op keep going signals van je gesprekspartner. Laat je gesprekspartner regelmatig uitingen als ‘ja’ of ‘hmhm’ vallen, dan zit je goed. Blijven dit soort uitingen uit? Rond je verhaal dan af, de aandacht van je gesprekspartner is weg.

 

Dit zijn tips die iedereen kan toepassen, maar er zijn natuurlijk nog tal van technieken die jou helpen je boodschap op een heldere manier over te brengen. Een persoonlijke gespreksanalyse zorgt voor inzicht in jouw gesprekstechnieken. Ik analyseer echte gesprekken waardoor inzichtelijk wordt welke technieken je intuïtief inzet en welke technieken dus kenmerkend zijn voor jouw gespreksstijl.
Want je denkt dat je langdradig bent, maar is dat wel echt zo? Communiceer je jouw boodschap op een saaie manier, of praat je op zo’n manier dat je gesprekspartner aan je lippen blijft hangen? Door een persoonlijke gespreksanalyse wordt inzichtelijk welk effect jouw gesprekstechnieken hebben op het gesprek.

De tips die ik vervolgens geef zijn altijd tips die je op een eenvoudige manier kunt invoegen in jouw gespreksstijl. Maak je veel gebruik van haperingen? Zet ze dan op een effectieve manier in! Heb je veel woorden nodig om te zeggen wat je wilt? Doe het dan op zo’n manier dat de aandacht van je gesprekspartner niet verslapt.

Door gesprekstechnieken op een andere manier in te zetten zorg je ervoor dat je jouw boodschap op een heldere manier overbrengt zodat de klant beter voor ogen heeft wat jij voor hem of haar kunt betekenen. Je legt op een duidelijke manier uit wat jouw diensten zijn en de klant weet daarom exact wat hij of zij aan jou heeft. En dat betekent meer leuke opdrachten en realistische verwachtingen.