Werken als zelfstandige vind ik heerlijk. Zelf mijn tijd indelen, in de pauze de hond uitlaten in het bos. En collega’s mis ik ook niet, want die zoek ik op. Ik werk regelmatig samen met een vriendin bij mijn favoriete koffietentje, waar ik vaak nog meer bekenden tegenkom omdat het onder zzp’ers een favoriete werkplek is. We doen allemaal heel verschillend werk maar een aantal problemen is voor alle ondernemers herkenbaar. Zo sprak ik een vriendin die een opdracht gratis uitvoerde voor een vriend. Heel aardig van haar, maar dat was eigenlijk niet de bedoeling. Zij dacht dat ze een prijs had vastgesteld, haar vriend was in de overtuiging dat ze hadden afgesproken dat de opdracht als vriendendienst werd uitgevoerd. Ongemakkelijk en vervelend, want mijn vriendin was hier uiteindelijk behoorlijk lang mee bezig. En het leverde haar financieel gezien niks op.

Het is soms lastig om concrete afspraken te maken. En dat is een probleem. Als de opdrachtgever andere verwachtingen heeft dan de opdrachtnemer, zal de opdrachtnemer nooit aan de vraag van de opdrachtgever kunnen voldoen.

Niet alleen voor zzp’ers is het lastig om concrete afspraken te maken, ook op kantoor gaat het weleens mis. Bijvoorbeeld in gesprekken waarin het gaat over functioneren of arbeidsvoorwaarden. En ook in vergaderingen vindt er vaak geen duidelijke besluitvorming plaats. Er worden beslissingen genomen, maar nauwelijks wordt dat zo duidelijk gezegd. En dus verschillen de meningen vaak over hetgeen dat is besloten. Dat levert vervelende situaties op.

Afbeelding door Gitta de Zwart

Om misverstanden te voorkomen kun je er dus beter voor zorgen dat je heldere afspraken maakt.

  • Wees je gesprekspartner voor. Wacht niet tot je gesprekspartner een aanbod op tafel legt, maar doe als eerste een voorstel. Zo hou je de regie over bijvoorbeeld een salarisonderhandeling.
  • Verpak je boodschap niet in wollige taal of jargon. Hoe eenvoudiger de boodschap, hoe meer kans dat er geen misverstanden over kunnen bestaan.
  • Vind je het spannend om je aanbod op tafel te leggen? Stel het niet uit. Je klant neemt je serieus als jij jezelf serieus neemt. Kijk je gesprekspartner in de ogen en doe hem een aanbod. De toelichting komt later.
  • Geef ruimte voor reactie. Interpreteer niet zelf hoe je gesprekspartner zich voelt, maar laat hem of haar dat zelf zeggen. Denk je een schrikreactie te zien als de klant jouw tarief hoort? Reageer niet direct maar laat hem of haar een reactie geven op jouw voorstel. Het kan natuurlijk zijn dat de klant écht schrikt van jouw aanbod, maar dat betekent niet dat hij of zij niet met jou in zee wil gaan. Kom dan ook niet direct met een ander aanbod maar wees stil en wacht af wat de klant te zeggen heeft.
  • Vat aan het einde van het gesprek de gemaakte afspraken samen. Dit is je laatste kans om misverstanden uit de weg te ruimen. Heb je afspraken gemaakt over hoe een opdracht uitgevoerd moet worden of hoeveel salaris je gaat verdienen bij je nieuwe baan? Benadruk wat je hebt afgesproken voordat jij en je gesprekspartner uit elkaar gaan.
  • Bevestig de gemaakte afspraken via e-mail. Mochten er toch nog misverstanden zijn, kom je er niet aan het einde van de rit achter.

Gesprekstechnieken helpen je een boodschap helder over te brengen. Een persoonlijke gespreksanalyse geeft je inzicht in de gesprekstechnieken die je van nature al goed gebruikt. Dit inzicht geeft je vertrouwen in je communicatievaardigheden. Spannende gesprekken worden hierdoor minder spannend, zodat jij je kunt richten op de inhoud van het gesprek en heldere afspraken kunt maken. Meer weten over gespreksanalyse? Stuur me een berichtje of mail me op sanne@gespreksadvies.nl